7 xu hướng công nghệ của sự kiện thời COVID-19 và giải pháp tổ chức sự kiện trực tuyến thành công

Chúng ta đang ở giữa cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 và tốc độ phát triển nhanh hơn bao giờ hết. Các công ty và cá nhân không theo kịp những xu hướng công nghệ lớn có nguy cơ bị bỏ lại phía sau. Và ngay tại thời điểm “hết sức nhạy cảm” hiện nay là đại dịch COVID-19, chúng ta càng thấy rõ lợi ích của việc áp dụng các các xu hướng công nghệ sẽ cho phép mọi người và doanh nghiệp nắm bắt các cơ hội tiếp cận đến khách hàng nhiều hơn. Đó là tổ chức sự kiện trực tuyến.

Dịch COVID-19 lại bùng phát lần 2 tại Việt Nam với nhiều diễn biến phức tạp, đã gây ra nhiều khó khăn cho nhiều doanh nghiệp nói chung và ngành tổ chức sự kiện nói riêng. Khi dư âm từ đợt bùng phát lần 1 vẫn còn, các doanh nghiệp đang cố gắng gỡ những nút thắt để vực dậy kinh tế sau dịch thì một lần nữa đại dịch COVID-19 vẫn chưa chấm dứt hoàn toàn, mà còn trở lại gây ảnh hưởng mạnh hơn rất nhiều, buộc mỗi cá nhân hay doanh nghiệp ngày đêm tìm giải pháp “sống chung với dịch”.  Đây có lẽ là khủng hoảng lớn nhất từng có trong ngành kinh tế nói chung và ngành tổ chức sự kiện nói riêng. Tuy nhiên, khi một cánh cửa đóng lại, sẽ có cánh cửa khác mở ra – sự kiện trực tuyến.

TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỰC TUYẾN LÀ GÌ?

Tổ chức sự kiện trực tuyến (Virtual Event) được định nghĩa là bất kỳ cuộc gặp gỡ có tổ chức nào được diễn ra trên nền tảng trực tuyến (online) thay vì một địa điểm thực tế. Các sự kiện này có thể bao gồm từ những buổi thảo luận nhỏ cho đến các buổi hội nghị, hội thảo với hàng ngàn khách tham dự.

Loại hình tổ chức sự kiện này thực chất không phải là chưa có tiền lệ. Ở cấp doanh nghiệp, các cuộc họp trực tuyến thường diễn ra ở quy mô nhỏ và áp dụng cho các cuộc họp nội bộ hoặc họp báo. COVID-19 là dịp để mô hình tổ chức sự kiện này thể hiện điểm ưu thế và phương án “chữa cháy” nổi bật ngay tại thời điểm này.

Năm 2018, buổi livestream trên Youtube của Coachella đã mang sự kiện Beyonceui Homecoming tiếp cận hơn 41 triệu người tại hơn 232 quốc gia trên thế giới, thay vì chỉ có vài trăm ngàn người tham dự. Tạp chí Fortune đưa thông tin rằng, đầu tháng 4/2020 ghi nhận gần 200 hội thảo lớn trong nhiều lĩnh vực tại Mỹ, từ công nghệ, nghệ thuật đến bán lẻ, đã bị hủy. Trong khi đó, nhiều công ty khác đã chọn họp trực tuyến và phát trực tiếp các sự kiện của mình.

Dựa trên hành vi của người tiêu dùng 2020. Mọi hoạt động đều được ưu tiên diễn ra trên nền tảng số (online).

Trước thực trạng các sự kiện lớn nhỏ đều bị hủy do dịch COVID-19, nhiều đơn vị tổ chức sự kiện, các agency sự kiện ở Việt Nam đã và đang gấp rút thay đổi chiến lược, linh hoạt trong việc tìm kiếm giải pháp nhằm hạn chế tiếp xúc trực tiếp nơi công cộng. Tổ chức sự kiện trực tuyến chính là lựa chọn mới mẻ và thích hợp cho các doanh nghiệp.

Ưu điểm vượt trội mà hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến mang lại là thu hút số lượng lớn người xem trong thời gian ngắn, nhanh chóng và hạn chế tập trung đông người, các sự kiện trực tuyến đang trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho các hoạt động truyền thông của doanh nghiệp.Cùng Mạnh Tường Training tham khảo 7 xu hướng công nghệ của sự kiện thời COVID-19.

Công nghệ AI (viết tắt của Artificial Intelligence) hoặc trí thông minh nhân tạo là công nghệ mô phỏng các quá trình suy nghĩ và học tập của con người cho máy móc. Giống như các trang web sử dụng công nghệ AI để cung cấp dữ liệu cho các công cụ của họ, các phần mềm lập kế hoạch sự kiện đã bắt đầu sử dụng AI để hỗ trợ tìm người tham dự, diễn giả, người có ảnh hưởng, chủ đề, đề xuất thời gian và địa điểm tối ưu.

1. Công nghệ AI trong tổ chức và phân tích event

Chatbot – một chương trình kết hợp với trí tuệ nhân tạo (AI) nhằm tương tác với con người. Mục đích là có thể sử dụng cho truyền thông trước sự kiện và trong dịch vụ chăm sóc khách hàng, Chatbot sẽ tự trả lời các câu hỏi phổ biến, tự động bán vé và theo dõi khách hàng tiềm năng.

2. Nhận diện khuôn mặt

Công nghệ nhận diện khuôn mặt đã xuất hiện và được ứng dụng từ lâu. Facebook từng dùng công nghệ này để giúp người dùng tag ảnh từ năm 2010. Đầu năm 2015, Google cũng đưa ra một ứng dụng ảnh, giúp người dùng tổ chức thư viện ảnh bằng cách tự động nhận diện thành viên trong gia đình và bạn bè .

Bằng cách sử dụng hình ảnh được tải lên trong quá trình đăng ký, công nghệ nhận diện khuôn mặt giúp ghi lại các đặc điểm khuôn mặt của từng người tham dự. Đảm bảo an toàn hơn bằng cách sử dụng nhận dạng khuôn mặt để phát hiện những người trong danh sách bảo mật. Công nghệ này giúp cá nhân hóa thông tin người dùng, như in bảng tên khi tham dự chương trình, gửi email thư mời, vé tham dự hay vé dùng bữa trưa tại sự kiện. Một số sự kiện đã áp dụng thành công công nghệ này. Nó an toàn và tối ưu cho những event có số người tham dự lớn.

3. Vòng tay sự kiện

Đây cũng là một trong số các công nghệ thiết bị đeo, nhưng nhỏ gọn hơn và có nhiệm vụ thu thập thông tin người dùng. Sử dụng công nghệ RFID và Beacon, người tổ chức sự kiện có thể thu thập thông tin của người dùng và cá nhân hóa từng trải nghiệm trong sự kiện ứng với người tham dự. Người tham gia có thể xem qua kịch bản lịch trình của sự kiện và người tổ chức sẽ thông báo thời gian diễn ra của chương trình để khách tới và tham dự.

4. Sơ đồ sự kiện 3D

Một sự kiện diễn ra thuận lợi cần đảm bảo chi tiết về bố cục như chỗ ngồi, hệ thống ánh sáng, các khu và phòng trong khuôn khổ.

Thiết kế 3D cho sự kiện sẽ “mô tả” cụ thể về bối cảnh, sở đồ, vật dụng, thiết bị, hình ảnh, nhân sự của sự kiện; giúp khách hàng dễ dàng hình dung ra toàn cảnh sự kiện. Từ thiết kế 3D của sự kiện, cả đối tác và công ty tổ chức sự kiện sẽ thảo luận về tính thẩm mỹ, khoa học và hiệu quả của sự kiện.

Với phần mềm sơ đồ sự kiện 3D, người tổ chức sự kiện có thể dễ dàng tạo dựng một sơ đồ 3D chính xác, có thể tùy chỉnh theo thiết kế hoặc quy mô chương trình.

5. Venue sourcing platform

Hiện nay, các nhà tổ chức sự kiện đang có xu hướng chuyển sang các nền tảng cung ứng địa điểm tổ chức sự kiện (venue sourcing platform). Các nền tảng này sẽ kết nối trực tiếp đến các trang web phù hợp cho từng chủ đề sự kiện, người tổ chức có thể gửi các đề nghị mời thầu (RFP) và theo dõi quá trình quản lý sự kiện.

Công nghệ này giúp người tổ chức sự kiện :

  • Có thể truy cập vào bất cứ lúc nào, có cái nhìn khái quát về mô hình sự kiện, sức chứa, các dịch vụ được cung cấp.
  • Khi đã chọn được địa điểm ưng ý, người tổ chức có thể gửi yêu cầu và ngay lập tức nhận được báo giá để bắt đầu sự kiện.

6. Ứng dụng Game hóa trong tổ chức sự kiện trực tuyến

Game hóa (Gamification) là một trong những cách thú vị nhất để kéo những người tham dự đến với sự kiện.

Hiểu được sở thích được nhận phần thưởng và tính cạnh tranh giữa những người tham dự với nhau, chúng ta có thể thu hút người tham dự bằng cách tận dụng việc áp dụng các trò chơi trong tổ chức sự kiện trực tuyến.

7. Các công nghệ thông minh theo người (Wearable Tech)

Những công nghệ mang theo bên mình đang trở nên phổ biến hơn và giúp cải thiện trải nghiệm của người tham dự. Cùng với nhiều ứng dụng tiện ích, việc áp dụng wearable tech vào event đang là xu hướng được nhiều nhà tổ chức hướng đến.

Chỉ cần một thao tác, bạn hoàn toàn có thể trao đổi thông tin trong những buổi networking để tập trung nhiều hơn vào cuộc trò chuyện và tạo thêm nhiều mối quan hệ với mọi người.

GIẢI PHÁP TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỰC TUYẾN THÀNH CÔNG

Dưới đây là một số phương thức vận hành nên một sự kiện trực tuyến thành công và để hạn chế tối đa sự cố gián đoạn trong một sự kiện trực tuyến.

1. Lên kế hoạch chu đáo

Cho dù là sự kiện lớn hay nhỏ, online hay offline thì đều cần đến một chiến lược rõ ràng. Đầu tiên hãy bắt tay vào việc lên mục tiêu lớn (key goal) và chủ đề chính, sau đó triển khai chi tiết hơn các hoạt động dựa theo chủ đề đó. Bạn càng lên kế hoạch sớm bao nhiêu thì mọi thứ càng trở nên dễ dàng và trơn tru hơn về sau.

Trước khi tổ chức một sự kiện trực tuyến, hãy đảm bảo bạn trả lời được các câu hỏi sau:

  • Bạn sẽ mang tới trải nghiệm gì cho khách mời?
  • Các nội dung sẽ được nhìn thấy ở đâu?
  • Các truy cập vào sự kiện sẽ được kiểm soát hay hoàn toàn tự do?
  • Khi nào là thời điểm thích hợp nhất để sự kiện diễn ra?
  • Có nên yêu cầu đăng ký tham dự sự kiện từ trước?
  • Bạn sẽ truyền thông cho sự kiện thế nào?
  • Bạn sẽ kết hợp làm việc với những đối tác nào để tổ chức sự kiện?
  • Mọi người vẫn có thể truy cập vào sự kiện ngay cả khi nó đã kết thúc?
  • KPI và dữ liệu mà bạn đặt ra và tracking theo là gì?

2. Lựa chọn đúng thời điểm

Bất kể quy mô hay nền tảng nào thì việc lựa chọn đúng thời điểm để tổ chức sự kiện cũng đều rất quan trọng. Trước khi thông báo thời gian chính thức tới khách mời, hãy thử dành thời gian nghiên cứu kỹ lưỡng để đảm bảo rằng không có sự kiện nào tương tự diễn ra trong cùng thời điểm, hoặc trùng với kỳ nghỉ lễ, lễ hội nào đó.

Nếu bạn tổ chức một sự kiện với quy mô toàn cầu, bạn cũng cần cân nhắc vấn đề múi giờ. Hãy lựa chọn khung thời gian thuận tiện nhất cho tất cả các khách mời. Trong trường hợp không thể sắp xếp thời gian phù hợp cho tất cả mọi người, vậy thì hãy đảm bảo rằng tất cả các nội dung đều có thể được truy cập sau khi sự kiện kết thúc. Hoặc bạn có thể cân nhắc phương án lên kế hoạch cho nhiều phiên họp và nhiều sự kiện khác nhau dành cho từng múi giờ khác nhau. Hãy đọc các chỉ số phân tích để biết rằng nhóm công chúng mục tiêu của mình thường online giờ nào. Và để chắc chắn hơn, bạn có thể làm một cuộc khảo sát thăm dò ý kiến trước khi lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện.

3. Quảng bá sự kiện

Hãy tìm ra những điểm khác biệt nhất, nổi bật nhất của sự kiện mà bạn sẽ mang tới cho những người tham dự. Đó có thể là một diễn giả nổi tiếng, những chia sẻ thực tế về kinh nghiệm, kỹ năng, một cơ hội hiếm có để mở rộng network,… Dù là gì đi chăng nữa, thì cũng hãy đảm bảo rằng những thông điệp này được truyền đi một cách rõ ràng và rộng rãi theo kế hoạch truyền thông của bạn. Thông tin chi tiết về sự kiện qua email hoặc các trang mạng xã hội. Nếu bạn định chạy quảng cáo, hãy tiếp cận đối tượng mục tiêu một cách có chiến lược, dưới hình thức phù hợp nhất.

Tận dụng các nền tảng mạng xã hội để quảng bá: Tạo bài viết đếm ngược trên Instagram Stories, tạo Sự kiện trên Facebook với đầy đủ thông tin giới thiệu về sự kiện. Đăng tải thông tin sự kiện của bạn lên một số trang chuyên về tổ chức sự kiện, truyền thông, marketing hoặc các trang có liên quan tới chủ đề của sự kiện để không bỏ lỡ bất cứ khách hàng nào. Đừng quên, diễn giả hoặc người nổi tiếng sẽ tham dự sự kiện chính là những kênh truyền thông hiệu quả và có tầm ảnh hưởng nhất. Vì vậy hãy nhờ các diễn giả đặt nhẹ một chiếc link liên quan tới sự kiện để mọi người có thể dễ dàng tìm hiểu thông tin và đăng ký tham dự.

4. Chuẩn bị sẵn phương án cho các sự cố kỹ thuật

Nếu xảy ra sự cố về kỹ thuật, đồng nghĩa với toàn bộ sự kiện trực tuyến sẽ bị gián đoạn. Vậy nên trước khi sự kiện bắt đầu, hãy kiểm tra đường truyền mạng nơi bạn tổ chức, đồng thời nhắc các diễn giả kiểm tra luôn kết nối của họ. Chuẩn bị các phương án dự phòng cho hình ảnh, các bài thuyết trình phòng khi các file bị lỗi hoặc không tải lên được. Nhờ rằng trong nhóm khách mời của bạn không phải ai cũng ‘sành’ công nghệ. Hãy phân tích trước một số lỗi hoặc khó khăn mà khách mời có thể gặp phải trong quá trình tham dự sự kiện online, sau đó tổng hợp lại thành một hướng dẫn FAQs và gửi trước cho khách mời. Nếu bạn có một đội ngũ hỗ trợ trực tiếp thì càng tốt, nhưng cũng vẫn phải đảm bảo rằng người tham dự biết nên hỏi ai và ở đâu nhé!

5. Đảm bảo khách mời dễ tiếp cận nội dung

Cũng giống như sự kiện trực tiếp, các sự kiện ảo (virtual event) cũng cần có được tầm nhìn bao quát và khả năng truy cập dễ dàng. Hãy đảm bảo rằng ngôn ngữ truyền tải rõ ràng, font chữ đủ lớn, màu sắc trên màn hình hợp lí, không gây mỏi mắt khi phải nhìn trong thời gian dài. Chuẩn bị đầy đủ hình ảnh và chú thích đối với file ghi âm và phần mô tả đối với các file hình ảnh.

6. Khuyến khích tương tác

Công thức đơn giản như sau: Nếu bạn tạo ra nhiều cơ hội cho sự tương tác, khách mời chắc chắn sẽ tham gia. Tại sao ư? Đó chính là cảm giác được nhìn thấy trực tiếp “kết quả” cho sự tương tác của bản thân. Ví dụ đơn giản: Yêu cầu người xem gửi câu hỏi trong các phần bình luận hoặc thông qua một công cụ trò chuyện có sẵn. Mọi người sẽ có xu hướng đặt câu hỏi xoay quanh chủ đề được đưa ra và chờ đợi xem họ có được phản hồi hay không. Trong trường hợp này, hãy đảm bảo rằng bạn có một người phụ trách trả lời câu hỏi của khách mời.

Thực tế trên nền tảng trực tuyến luôn có sẵn các tính năng tương tác. BTC có thể khuyến khích khách mời tham gia các câu hỏi khảo sát nhỏ hoặc trả lời câu đố vui liên quan tới chủ đề. Ghi nhận những câu hỏi, yêu cầu từ phía người tham dự và đưa ra gợi ý, câu trả lời. Hoặc đơn giản là gọi tên các khách mời mỗi khi họ xuất hiện trên màn hình lớn. Cuối sự kiện, đừng quên khuyến khích khách mời để lại phản hồi và cảm nhận chung về sự kiện để BTC có thể cải thiện và mang tới trải nghiệm tốt hơn trong những sự kiện tiếp theo.

HỌC VIỆN ĐÀO TẠO MARKETING ONLINE MANH TUONG TRAINING
CHUYÊN CUNG CẤP CÁC KHÓA HỌC MARKETING ONLINE THỰC TIỄN, CHUYÊN SÂU.
Hotline: 0935.178.288
Website: https://manhtuongmedia.com/
Mail: info@manhtuongmedia.com
Địa điểm: 4/1/6 Hoàng Việt, Phường 4, Quận Tân Bình, TP.HCM